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2024.03.12

ウェビナーとは？活用するメリットや開催方法など基礎をガイドします

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最近では、コロナウイルスのまん延により、なかなか大勢を集めてセミナーや説明会を行うことも難しくなりましたよね。

そこで今回は、オンライン上でセミナーなどを開催する「ウェビナー」について解説します。この記事を読むことで、ウェビナーのメリットとデメリットはもちろん、開催方法までの手順を知れますよ。

ウェビナーとは？

ウェビナーとは、「ウェブ」と「セミナー」を掛け合わせた言葉です。オンライン上でセミナーや説明会を実施することを指します。ほかにも、オンラインセミナーやインターネットセミナーとも呼ばれています。

また、ウェビナーはセミナーだけでなく「会社説明会」「製品説明会」「講義」など、幅広い用途で利用できるおすすめツールです。

ウェビナーの配信方法には2種類ある

ウェビナーの具体的な配信方法は、以下の2つです。

①リアルタイム

②録画配信

配信方法ごとに特徴は異なりますので、それぞれ詳しく解説していきます。

リアルタイム配信

リアルタイムの配信は、対面セミナーに1番近い方法です。ウェビナーを開催する側は、配信時間を事前に決めておき、参加者とコミュニケーションをとりながらセミナーを実施できます。

ただし、使用ツールによってはリアルタイムで参加できる人数が限られてしまうので、セミナー規模にあわせて使用ツールをカスタマイズしておきましょう。ウェビナーツールの選び方については、記事の後半で解説します。

録画配信

録画配信は、あらかじめ撮影した動画を参加者に見せる方法です。リアルタイム配信とは異なり、時間制限などはありません。録画したものを視聴してもらうため、参加者はいつでも視聴することが可能です。さらにリアルタイム配信のような配信時間の制限などもなく、気軽に参加できます。

Webミーティング、テレビ会議との違い

ここでよくある質問が「オンラインで開催するならWebミーティングやテレビ会議と同じでは？」という疑問です。ウェビナーとWebミーティング、テレビ会議の大きな違いは3つあります。

・使用目的の違い

Webミーティングやテレビ会議の場合は、複数人がリアルタイムで自由に発言できます。そのため、意見交換や話し合いが大きな目的であればとても有効な手段です。

一方ウェビナーの場合は、ホストである主催者とパネリストと呼ばれる参加者に分かれます。このとき、リアルタイムの音声が共有されるのはホストである主催者のみです。したがって、Webミーティングやテレビ会議とは違い、参加者は自由に発言できない仕組みになっています。

少し一方通行のような形になりますが、主催者から指定された参加者は発言できるので、セミナーや会社説明会などでよくある質疑応答も行うことが可能です。

・通信方法

先ほども述べたように、Webミーティングやテレビ会議では、双方向のコミュニケーションが必要になります。具体的な例を挙げると、「Microsoft Teams」や「V-CUBE」、「Zoomミーティング」などですね。

一方、ウェビナーではホストとパネリストに分けられる機能が必要です。「Zoomウェビナー」というツールが多くの企業で利用されています。

・使用機器の違い

Webミーティングやテレビ会議であれば、複数人とのコミュニケーションが必要であるため、パソコンまたはスマートフォンを用意することで実施できます。しかし、ウェビナーの場合は話し合いというよりも「内容と伝わり方」が重要です。そのため、マイクやスピーカーなど周辺機器にも気を配る必要があります。

このように、一見似ているようにも思えるウェビナーとWebミーティングですが、使用用途だけでなく準備する機器などにも違いがあることを覚えておきましょう。

ウェビナーを利用するメリット

ウェビナーは、オンライン上で開催できる手軽さから、大きなメリットが3つあります。

コストを削減できる

通常の対面セミナーであれば、大規模の会場を借りるうえに設営する手間がかかります。しかし、ウェビナーであれば大幅に開催コストを抑えられます。

たとえば、リアルタイム配信で開催するなら、パソコンやマイクなどを用意するだけです。また、録画配信であれば、あらかじめ収録した動画をアップロードしておくだけで完了します。ウェビナーを導入することで、コストダウンに加えて労力も大幅に抑えられるでしょう。

さらに、このコスト削減は開催者だけではありません。参加者も従来であれば交通費と時間をかけて、会場に足を運ぶ必要がありました。しかし、ウェビナーであれば自宅や会社からでも参加することが可能です。いままでのように交通費や移動時間のコストをかける必要がなくなり、より参加しやすい環境を提供できます。

24時間どこからでも配信・視聴ができる

ウェビナーは、特定の場所にある会場を借りる必要がありません。社内の一室などを使えば24時間どこからでも配信することが可能です。

アクセスのしやすさや、会場を借りるコストなどを気にする必要がなくなり、開催する側も参加する側もセミナーに対してのハードルが下がるでしょう。

参加人数に制約がない

ウェビナーはオンライン上で開催されるので、物理的な人数制限はなくなります。どうしても会場でのセミナーとなると、席数が決まっているため、人数制限があります。また、東京で開催されるセミナーであれば、遠方にいる方は参加が難しくなりますよね。

一方、ウェビナーでは人数制限がないうえに、インターネットを介して全国どこからでもアクセスすることが可能です。対面セミナーよりも多くの人へリーチできるため、新規顧客開拓などにも適しているでしょう。

ウェビナーを利用するデメリット

コスト面などで抜群のメリットがあるウェビナーですが、デメリットも3つほどあります。

通信環境に左右されやすい

まず1つめは、通信環境です。ウェビナーでは、ホストとパネリストそれぞれの通信環境に影響を受けます。そのため、どちらかの通信環境が悪いとスムーズに進行できなくなる可能性もあるでしょう。

たとえば、主催者側は通信環境が整っていても、参加者が大容量の通信に向いていない機器を用いている場合、途中で通信が途切れることもあります。通信環境の対策として、ウェビナーの参加条件に「フリーWiFi」や「ポケットWiFi」などを使った参加を規制するといいでしょう。また、主催者側もあらかじめ通信環境を見なおして、スムーズな進行を心がけることが重要です。

互いの反応がわかりにくい

2つめは、視聴者の反応がわかりにくいことです。先ほども述べたようにウェビナーは、主催者側が指定した参加者のみ発言ができます。そのため、講演中は視聴者の姿も一部しか見えず、反応があまり伝わってきません。結果、一方通行で退屈なセミナーになりがちです。

この状況を避けるためには、要所で参加者に対して質問などを投げかけるようにすることがポイントになるでしょう。一方的な内容だと、参加者を置き去りにしたセミナーになってしまうため、うまく参加者を巻き込むような工夫をするといいですね。

視聴者に離脱されやすい

3つめは、視聴者が離脱しやすい環境という点です。通常の対面セミナーであれば、席の確保がされているのであまり途中離脱されることはありません。しかし、ウェビナーの場合はオンラインなので通信を切るだけで簡単に離脱できてしまいます。

また、会場まで足を運ぶ必要もないことから、参加者の気分で当日キャンセルされるケースも多くあります。このような参加率の低下を防ぐために気をつけるべきことは、「話の構成を工夫すること」と「さまざまな媒体で宣伝をすること」の2点です。

話の構成に関しては、先ほども述べた「参加者を巻き込む」ような工夫を盛り込むことです。加えて、WebサイトやSNS、メルマガなどさまざまな媒体を利用して集客しましょう。

それというのも、ウェビナーは「参加者に制限はない」という特徴があります。この長所を利用してできるだけ多くの参加者を集めることで、もしキャンセルされたとしても、結果的に予定していた参加人数を集められるでしょう。

ウェビナーツールの選び方

ウェビナーを開催するにあたって、さまざまなツールを事前に用意する必要があります。ウェビナーツール選びにおけるポイントは、以下の3つです。

・通信品質の高さ

・機能の充実度

・料金プラン

・サポートの手厚さ

それぞれを詳しく解説していきます。

通信品質の高さ

1つめのポイントは、「通信品質が高いもの」を選ぶことです。先ほど、ウェビナーのデメリットとして「通信環境に左右される」と述べました。これは参加者の通信環境も大事ですが、それよりも主催者側の通信環境は最優先で整える必要があります。

参加者は通信環境がとてもいい状況で参加したのに、主催者側の通信エラーでなんどもフリーズしてしまっていては質の高いセミナーとはいえません。そのため、主催する側は最低限のマナーとして、できるだけ通信品質の高い機器を導入しておきましょう。

機能の充実度

2つめのポイントは、「機能性」です。ウェビナーであると便利な機能は、「録画配信」「アンケート機能」「チャット機能」などが挙げられます。これらの機能がそろっているツールを選ぶことで、参加者の離脱率を抑えられるだけでなく、質の高いウェビナーにすることが可能です。

料金プラン

3つめは、「料金プラン」です。ほとんどのウェビナーツールは、料金プランによって接続できる人数が決まっています。そのため、開催するウェビナーの規模によって適切な料金プランを選ぶことがコスト面においても大切です。

料金プランがあまりにも少ないものは選ばず、可能な限りサポートが充実しているツールを選びましょう。

サポートの手厚さ

4つめに重視すべきなのが、「サポートの手厚さ」です。どんなに優れたツールでも必ずトラブルはあります。そんなときに問い合わせをしても、対応してもらえなかったら事業自体にも大きな損失を与えかねません。先述した料金プランも重要ですが、あわせてサポート体制についても検討することが必要です。

ウェビナーの開催方法

最後に、ウェビナーの開催方法についてまとめました。準備するものから開催するまでの流れを、しっかりと把握しておきましょう。

必要な準備物

ウェビナーを開催する際は、下記のリストを確認しつつ準備を進めましょう。

・パソコン

・マイク

・インターネット回線(可能な限り高速なもの)

・ウェビナーツール

・ウェビナー内容の構成/シナリオ書類

・説明用スライド資料

・動画編集ツール(録画配信のみ)

また、配信場所によっては部屋全体が暗くなってしまう場合もあります。必要に応じて照明器具なども用意しておきましょう。

ウェビナーを開催するまでの手順

準備が完了したら、いよいよウェビナー開催です。以下の手順を参考にスムーズな開催を目指しましょう。

1.登録/参加フォームの作成

参加申し込みや、参加者情報のリスト管理として必要な手順です。いまでは、Googleフォームなどを利用することで簡単に登録フォームを作成できます。

2.フィードバック用アンケートフォームの作成

今後のウェビナーをより質の高いものにしていくためには、ぜひ用意しておきましょう。

このアンケートフォームを準備することで、実際に参加した人の意見や満足度などを集められます。集めたアンケートは、今後の改善にもなりますし、事前に参加者へ許可をとっていれば、LP(ランディングページ)にも掲載が可能です。

3.LP(ランディングページ)の作成

LPは、ウェビナー内容を紹介するページのことです。ウェビナー内容の紹介や目立つキャッチコピー、画像などを使って、「このウェビナーはおもしろそう！」と感じてもらえるようなページを作っておきましょう。

4.告知する

登録フォーム、アンケートフォーム、LPの作成まで完了したら、いよいよ告知をしていきます。告知の方法は以下の3種類です。

・SNS

・Web広告

・メルマガ(すでに導入している場合のみ)

これらのWeb媒体をうまく利用することで、広範囲かつ効率的に集客ができます。ただしメルマガに関しては、ウェビナー開催前から導入している場合のみ有効です。ウェビナー開催のためだけにメルマガを発行しても、あまり効果はないでしょう。メルマガをもともと導入していないのであれば、SNSとWeb広告のみでかまいません。